تارودانت (البلدية)

متى يتوجب عليك الشروع بالتخطيط؟
من يتوجب عليك الاستعانة به في عملية التخطيط؟
المرحلة الأولى: البحـث
المرحلة الثانية: الخطـة
المرحلة الثالثة: التطبيق
المرحلة الرابعة: التقييم
"إن فشلت في التخطيط، فإنك خططت لفشلك"
تنتقل العديد من الجمعيات من ممول إلى آخر بدون وضع برنامج واضح ومخطط له بدقة لتنمية الموارد المالية. فقبل أن تباشر في بذل جهود لتنمية الأموال، أنت بحاجة لوضع خطة تنمية مدروسة جيداً.
يساعد التخطيط في توجيه الجهود التي ستبذل في تنمية الأموال وفي صياغة عملية واضحة، وفي تحديد المصادر والتكاليف، إضافة إلى أنها تجعلك قادراً على وضع برامج لتنمية أموال الجمعية للسنة القادمة على نحو يتضمن البحث والعمل والتقييم، فهي تعمل كمصدر ومرشد للأعضاء، وتساعد في إحداث توافق بين برامج تنمية الأموال خاصتك ودور وأهداف الجمعية.
متى يتوجب عليك الشروع بالتخطيط؟
ابدأ بالتخطيط في أبكر وقت ممكن، ربما قبل أربعة إلى ستة أشهر من انتهاء السنة المالية للجمعية
وتذكر أنك ستحتاج إلى وقت تحضير كاف لجلب الالتزام والمشاركة من الآخرين، ولإجراء البحث المناسب في المرحلة المبكرة من عمليات التخطيط، وستكون بحاجة أيضاً إلى إعطاء وقت كاف للهيئة للقيام بعملية المراجعة والبحث والمناقشة والموافقة على خطتك التي طرحتها لتنمية الأموال.
من يتوجب عليك الاستعانة به في عملية التخطيط؟
ادع أشخاص مهمين لتزويد خطتك بالمدخلات اللازمة لصياغتها. واعتماداً على الجمعية, يمكن لك أن تضم مجموعة من الأشخاص المهمين في عملية التخطيط بمن فيهم أعضاء الهيئة والموظفين وأعضاء اللجنة المالية والمتطوعين في مجال تنمية الأموال.
مـلاحظة:
يزداد دعم الناس لخطتك إذا كان هناك إحساس في داخلهم بملكية ما يقومون به. فاغرس هذا الإحساس بداخلهم عن طريق السعي إلى الحصول على مدخلاتهم في جميع المراحل الأربع لخطتك. اجعلهم جزءاً من خطتك عبر مساءلتهم عن آراءهم و ورؤيتهم وتغذيتهم الراجعة. وأعلمهم بأنك تقدر بصدق دورهم في وضع الخطة.
المرحلة الأولى: البحـث
لصياغة خطة فعالة لتنمية الأموال, فأنت بحاجة إلى القيام ببحث يساعدك بالنظر إلى خارج وداخل منظمتك غير الربحية. إذ أن البحث يمنحك المنظور والرؤى التي تحتاجها في وضع خطة منسقة لتنمية الأموال. استعن بالأسئلة التالية لتتمكن من المباشرة في إجراء البحث المطلوب.
1. ما هي اتجاهات تنمية الأموال المحلية التي تلحظها في مجتمعك؟ أي منها معمول بها في الجمعيات المحلية الأخرى وأي منها غير معمول بها؟
2. ما خبرتك في مجال تنمية الأموال؟ صف أنواع البرامج ومدتها والمبالغ التي جمعت، والمصادر التي استخدمت و تاريخ إجراءها؟
3. ما هي نقاط قوتك ونقاط ضعفك في مجال تنمية الأموال؟
4. كيف يمكنك أن توظف التكنولوجيا إلى أقصى حد في برنامجك لتنمية الأموال؟ ( مثل استخدام الحاسوب والإنترنت والفاكس والهاتف ... الخ)
5. من هم ممولوك المعتمدون وما هي اهتماماتهم؟
6. هل لديك التزام لتنمية الأموال من كلي الموظفين و المتطوعين؟
7. كيف تتفق أهدافك لتنمية الأموال مع الخطة الواسعة النطاق للجمعية؟
8. ما هي أحدث التقنيات المستخدمة في مجال تنمية الأموال وكيف يمكنك توظيفها على نحو فعال في برنامجك؟
9. ما هو العائق الحالي أمام جهودك لتنمية الأموال؟
المرحلة الثانية: الخطـة
بعد حصولك على صورة واضحة لوضعك فيما يتعلق بالمصادر والاحتياجات والقيود والإمكانيات، يمكنك البدء في وضع خطتك . يجب أن تتضمن خطتك العناصر التالية على الأقل:
1. الأهداف:
لماذا تريد جلب الأموال؟ ما هي الغاية التي تسعى إلى تحقيقها من تلك الأموال في الجمعية؟ عليك أن تحدد الاحتياجات التي ترجو أن تلبيها من خلال خطتك لتنمية الأموال. هذا و يجب أن يكون هناك توافقاً بين أهدافك التي تسعى إلى تحقيقها ودور الجمعية، ذلك إن أردت أن تضمن الحصول على الدعم المنشود.
2. الغايات:
ما نوع التمويل الذي ستسعى إليه؟ ممن ستطلب هذه الأموال؟ ما نوع البرامج التي ستقوم بها؟ كم برنامج تمويل ستجري في الإثني عشر شهراً القادمة؟ عليك أن تجعل غاياتك من تنمية الأموال محددة و قابلة للقياس قدر المستطاع، هذا سيجعل مرحلة التقييم أسهل. وعليك أيضاً أن تختار شخص مسؤول عن كل برنامج تنمية. هذا من شأنه أن يساعد في التنسيق بين جهود الموظفين المبذولة في عملية التنمية، وتبقي شخصاً مسؤولاً عن كل برنامج.
3. الخطط والبرامج المتبعة (الإستراتيجيات):
بشكل محدد، كيف ستحقق غاياتك من تنمية الأموال؟ ما المصادر التي ستحتاجها من أجل تحقيق هذه الغايات ( مثل رؤوس الأموال والقوى البشرية والتجهيزات والمساحة وسبل التنقل ... الخ)؟ من سيكون مسؤولاً عن كل استراتيجية؟ إن هذا القطاع الواسع من خطتك لتنمية الأموال يتضمن جميع التفاصيل الدقيقة التي تفسر بشكل محدد ما يجب فعله و من يجب أن يقوم به.
4. الوقت:
كم من الوقت سيستمر كل برنامج لتنمية الأموال؟ متى ستنفذ كل عنصر من العناصر المتنوعة لبرامجك؟ كم من الوقت ستحتاج لإنهاء كل استراتيجية؟ ضع موعداً لإنهاء جميع العناصر الأساسية لكل غاية واستراتيجية لتنمية الأموال. وستمنحك المراقبة المنتظمة لمواعيد الإنهاء لمحة سريعة عما إن كنت تتماشى مع جدول مواعيدك.
المرحلة الثالثة: التطبيق
الآن وبعد أن حددت مرتكزات خطتك لتنمية الأموال " من وماذا ومتى وأين ولماذا ", حان الوقت لتطبيقها.
هيئ أعضاء الجمعية ودرِّبهم ووفِّر لهم المصادر و الدعم الذين يحتاجوهما لتنفيذ الخطة. و تأكد من أن الاعضاء معدين جيداً قبل مباشرتهم بأي عمل يختص بتنمية الأموال.
يتطلب تنفيذ الخطة تطبيق الإستراتيجيات وتوزيع المهام وتحديد المصادر وتحفيز أعضاء طاقم تنمية الأموال.
ملاحظة هامة:
أنت بحاجة إلى مراجعة دورية لتقدُم خطتك والبرامج المنفردة لتتأكد من أن جهودك في محلها. يمكن للظروف أن تتغير مما يترتب عليه احتمالية تغييرك لخطتك أيضاً. وتذكر, تعمل خطتك لتنمية الأموال كمرشد و لكن محتوياتها ليست ثابتة, فابق خطتك مرنة لتتأقلم مع التغير.
المرحلة الرابعة: التقييم
لإنهاء خطتك عليك أن تقوم بإجراء عملية تقييم كمرحلة نهائية. فأنت بحاجة إلى عمليتي تقييم أحدهما دورية والأخرى في نهاية السنة. كيف كان إنجازك في هذه السنة؟ ما هي الأمور التي قمت بها وما هي الأمور التي لم تقم بها؟ ماذا الذي ستعيد تطبيقه في السنة القادمة؟ ما الأمور التي ستغيرها أو تلغيها أو تضيفها في خطة السنة المقبلة؟ ما مواطن القوة التي ستستغلها؟ ما نقاط الضعف التي ستعمل على تحسينها؟
ضع توضيحاً مفصلاً عن موعد وكيفية تخطيطك وتقييمك لجهودك المبذولة في عملية تنمية الأموال. وتأكد من تحقيقك لغاياتك. وكما ذكرنا مسبقاً، كلما كانت غاياتك أكثر تحديداً, كلما كانت عملية تقييمها أكثر سهولة. (على سبيل المثال, هل جمعت مبلغاً محدداً لمبادرتك الخاصة؟ هل حققت نسبة معينة من التجاوب عبر حملتك البريدية المباشرة؟ هل حصلت على أي عوائد غير مالية من أي برنامج كعلاقات عامة أو سمعة جيدة؟ ... وغيرها).
بالتخطيط الجيد والاهتمام بالتفاصيل ستحظى الجمعية بفرصة أكبر للنجاح في تنمية الأموال